Comment organiser vos réunions et présentations

Les réunions de travail sont utiles pour faire les bilans et points sur le fonctionnement de la société. Elles rassemblent l’ensemble des cadres et des personnes influentes qui interviennent dans le fonctionnement de l’entreprise. Pour l’organiser, il existe des étapes très déterminantes à suivre pour la réussite de la rencontre. Voici quelques conseils pour bien organiser vos réunions et présentations.

Choisir une date pour la tenue de la réunion et présentation

La première des choses à faire quand vous organisez une réunion et présentation est de trouver la bonne date. Pour arriver à vous décider facilement, vous pouvez télécharger le calendrier 2023 Excel qui vous aidera à vous retrouver sans grand mal. Il va falloir opter pour une date qui arrange toutes les personnes conviées.

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Pensez donc à consulter leur agenda afin de connaître leur disponibilité. Le mieux serait quand même de choisir une date et de la soumettre puis de relever les avis par rapport. La date à choisir doit aussi coïncider avec la fin d’une période dans l’entreprise afin qu’un bilan complet puisse être établi et soumis à la discussion.

Faire le point des sujets qui seront à l’ordre du jour

Une deuxième étape probable pour organiser une réunion et présentation est de faire le point des sujets à aborder. C’est une phase très importante en cela qu’elle conditionne beaucoup le bon déroulement de votre réunion. Si vous voulez être sûr de garder l’attention de vos convives, il faudrait aller droit aux buts en évitant de tourner en rond sur les sujets. Voilà pourquoi vous devez avoir une idée claire de ce dont vous voulez parler pendant la réunion. Assurez-vous par ailleurs que ce soit des sujets importants et à grand intérêt.

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Communiquer le programme aux personnes concernées par la réunion

La communication autour de la réunion organisée est une étape qui ne doit pas être négligée. Elle consiste à informer les participants du rendez-vous. Ceux-ci doivent recevoir l’information assez tôt sur la date précise qui a été retenue pour la tenue de la réunion. Il serait aussi judicieux de les communiquer les points qui seront à l’ordre du jour. Cela leur permettrait aussi de se préparer à intervenir par rapport aux différents sujets.

Si vous avez prévu qu’un invité ou un autre prenne la parole, prévenez-le aussi afin qu’il prépare sa présentation. Assurez-vous encore de choisir les bons moyens de communication afin que les informations puissent bien passer. Pour finir, vous aurez besoin de faire des rappels de temps à autre afin que personne ne puisse oublier le rendez-vous pris.

Apprêter sa présentation lors de la rencontre

La dernière chose à faire dans le cadre de l’organisation de vos réunions et présentations est de préparer vos propres interventions. Si vous avez une présentation à faire de façon particulière, alors attelez-vous à la préparer judicieusement. Le discours et le point doivent être rédigés de façon lucide et assez facile à comprendre.

En tant que présentateur, vous devrez éviter de vous disperser aussi pendant vos interventions. Voilà pourquoi la préparation est très importante parce qu’elle vous permet d’avoir d’avance une idée sur ce que vous allez dire. L’apprêt de votre présentation vous évite aussi de trop garder la parole pendant vos transitions pour inviter d’autres intervenants.

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