Quels sont les moyens dont l’entreprise a besoin pour fonctionner ?

Aucune entreprise, quelle que soit sa taille ou son domaine d’activité, n’est à l’abri d’une crise. Pour surmonter une catastrophe, quelle que soit sa nature (financière, économique, écologique, politique, sanitaire, etc.), et continuer à fonctionner malgré la situation sans précédent, une entreprise doit impérativement disposer d’un plan de continuité des activités (ou PCA).

Ce document stratégique permet à une entreprise de faire face à une situation de crise majeure, d’identifier les risques pour mieux les gérer et ainsi minimiser leur impact sur ses activités. L’APC est essentiel pour éviter la faillite et assurer la survie de votre entreprise en cas de catastrophe ou de catastrophe, comme la pandémie de coronavirus (COVID-19) que nous connaissons actuellement.

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Découvrez comment créer votre BCP en suivant ces 9 étapes.

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1. Définir le contexte et les objectifs

Cette étape est essentielle pour garantir l’efficacité de le BCP. Vous devez définir le contexte en tenant compte des éléments externes (les demandes des actionnaires et des autorités, l’environnement politique, social, culturel, juridique, économique et financier, etc.) ainsi que du contexte interne (la culture de l’entreprise, le type de gouvernance, la politique de gestion des ressources, organisation, processus, etc.).

Cette analyse est essentielle pour évaluer le niveau de risque acceptable pour l’entreprise.

Vous devez également analyser les objectifs et les obligations de l’entreprise pour déterminer quelles activités essentielles doivent être maintenues à tout prix pour atteindre ces objectifs.

2. Identifier les besoins de continuité

Quelles sont les ressources minimales (humaines, financières et matérielles) dont l’entreprise a besoin pour assurer la continuité de ses activités ? Ainsi, pour chaque activité essentielle, vous devez déterminer :

• Le niveau de service minimum  : combien de produits avez-vous besoin fabrication par jour ou combien de services devriez-vous fournir par jour pour que l’entreprise puisse continuer à fonctionner ?
• Le niveau minimum de temps d’arrêt : combien de temps la production peut-elle être interrompue sans nuire à l’entreprise ?
• Ressources essentielles  : quelles sont les ressources nécessaires pour maintenir ce service au minimum ?

Dans cette étape, vous devez également identifier les conséquences possibles de l’interruption d’activité au niveau humain, financier et environnemental, ainsi que sur l’image de l’entreprise, le moral des employés ou la responsabilité pénale du responsable.

Enfin, notez que l’entreprise peut passer en mode dégradé, c’est-à-dire essayer de fournir le service jugé essentiel, malgré le manque de ressources. Il est ensuite nécessaire de définir les modalités.

3. Identifier et gérer les risques prioritaires

Quel est le risque que telle ou telle catastrophe se produise ? Si ce désastre se produit, quel sera l’impact sur l’entreprise ? Quelles actions devra-t-on mettre en place pour y faire face ? Cette étape consiste à identifier les risques auxquels l’entreprise pourrait être confrontée, à les analyser, puis à évaluer leurs impacts et enfin à planifier des actions et des mesures pour les éliminer ou limiter leurs effets.

Pour plus d’efficacité, entourez-vous de personnes qualifiées comme celles qui sont en charge des activités et des processus de l’entreprise.

Vous disposez donc de critères objectifs qui vous permettent de prendre des décisions rationnelles (et non basées sur des émotions telles que la peur) en fonction de vos priorités.

4. Formaliser les moyens et procédures

Pour que votre entreprise puisse reprendre ses activités après le sinistre, vous devez vous assurer de compenser la perte de ressources (également appelées ressources critiques) par l’utilisation d’autres ressources. Quel est le niveau minimum de ressources dont l’entreprise a besoin pour assurer la continuité des activités ?

Il existe 5 catégories de ressources critiques :

• infrastructure (locaux, transport, etc.)
• ; systèmes d’information (systèmes informatiques, serveurs, réseau local, messagerie, accès Internet, etc.)
• ; ressources humaines (équipes disponibles, renforts, qualifications, etc.)
• ; ressources intellectuelles et intangibles (données internes, informations stratégiques, etc.)
• ; les services externes (eau, énergie, sous-traitants, etc.) ou les produits critiques (matières premières rares).

Préparez-vous à la reprise après sinistre en identifiant les ressources redondantes, en utilisant des ressources externes, en sauvegardant vos données et en planifiant une organisation et des procédures qui assureront le bon fonctionnement de votre entreprise après le sinistre.

5. Définir une stratégie de continuité

Il est important d’estimer le coût du plan de continuité (en utilisant les éléments identifiés ci-dessus) afin que les chefs d’entreprise peuvent prendre une décision éclairée quant à savoir s’il est judicieux d’adopter le PCA et quelle mesure.

6. Clarifier les procédures de gestion des crises et de communication

La gestion de crise permet d’alerter, d’anticiper, de mettre en œuvre des actions utiles et de décider d’activer certains appareils du plan de continuité des activités.

La gestion de crise comporte trois fonctions principales :

• Le suivi qui permet de détecter les signes avant-coureurs et ainsi de préparer les personnes concernées.
• L’alerte de l’équipe de gestion de crise et des responsables de l’APC qui, à leur tour, sont chargés d’alerter la hiérarchie et d’activer la cellule de crise.
• Aide à la décision et recommandation d’un plan d’action optimal dans ce contexte incertain.

7. Rédiger le plan de continuité

Une fois toutes les étapes précédentes terminées, vous pouvez commencer dans la rédaction du plan de continuité des activités. Il doit décrire l’approche suivie, la stratégie choisie et les moyens et procédures nécessaires à sa mise en œuvre. Enfin, il est nécessaire d’identifier qui est responsable du PCA, son rôle et les actions dont il est responsable.

8. Assurer la capacité de mettre en œuvre le plan

Maintenant que le plan de continuité des activités est prêt, il faut s’assurer qu’il peut être déclenché à tout moment, notamment en vérifiant la disponibilité des ressources nécessaires pour l’activer ainsi que la connaissance et la compréhension des différentes procédures.

9. Évaluer et faire évoluer le BCP

Enfin, il est nécessaire de vérifier l’efficacité du PCA, notamment en vérifiant que les procédures et les arrangements sont bien compris et peuvent être mis en place dans les délais indiqués par le biais d’exercices.

Pour plus d’informations, consultez le guide de création d’une entreprise plan de continuité pour le Secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale (GDSS).